MAKALAH

MANAJEMEN KEARSIPAN

OBSERVASI KEARSIPAN PUSKESMAS BANTUL II

$Description: C:\Users\user\Pictures\logo amayo.jpg$

DI SUSUN OLEH :

SAMSUR RIZAL ( 03.14.3516 )

D/RS/IV

KONSENTRASI MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI

AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI

YOGYAKARTA

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, Rabbiul’Izzah yang telah melimpahkan taufiq dan hidayahNya kepada kita dengan di utusnya para rasul untuk membimbing manusia ke jalan yang benar sebagai wujud nyata kesempurnaan kasih sayangNya atas para hamba.

Di era zaman ini banyak sekali instansi kantor ataupun organisasi memilki pandangan yang sangat keliru tentang kearsipan, dengan memandang kearsipan adalah hal yang mudah dan tidak sukar untuk di lakukan tetapi nyatanya banyak di dunia kerja saat ini yang memiliki banyak kendala – kendala berkaitan dengan kearsipan karena menyerahkan urusan kearsipan pada orang – orang yang kurang tepat dan kurang paham kearsipan itu sendiri.

Demikian makalah ini saya susun guna mengetahui bagaimana kearsipan yang baik dan benar dan guna untuk memenuhi tugas perkuliahan mata kuliah manajemen kearsipan, semoga memberi manfaat dan berguna bagi pembaca dan penilai sehingga di harapkan dengan sangat mampu memberikan kritik dan saran yang membangun guna perbaikan di tugas – tugas yang akan datang.

Yogyakarta, 11 Juni 2016

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................................................ii

DAFTAR ISI....................................................................................................... iii

BAB I I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang...................................................................................1

BAB II KAJIAN TEORI

A. Kajian Teori – Teori...........................................................................3

BAB III HASIL OBSERVASI

A. Profil Puskesmas Bantul II...............................................................12

B. Masalah Kearsipan Bantul II............................................................14

BAB IV PEMBAHASAN

A. Hasil Observasi dan Teori kearsipan.................................................18

BAB V DESIGN MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Design Manajemen kearsipan Puskesmas Bantul II.........................27

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan.....................................................................................28

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB I

LATAR BELAKANG

A. Latar Belakang Masalah

Di zaman yang moderen dan serba maju ini banyak sekali instansi kantor ataupun organisasi memilki pandangan yang sangat keliru tentang kearsipan, dengan memandang kearsipan adalah hal yang mudah dan tidak sukar untuk di lakukan tetapi nyatanya banyak di dunia kerja saat ini yang memiliki banyak kendala – kendala berkaitan dengan kearsipan karena menyerahkan urusan kearsipan pada orang – orang yang kurang tepat dan kurang paham kearsipan itu sendiri.

George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan kearsipan (Filing) penempatan kertas – kertas dalam tempat – tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (Surat) apabila diperlukan dapat di temukan kembali dengan mudah dan cepat. Dan sebenarnya ada istilah untuk “Arsip” yang sudah merupakan istilah Indonesia yaitu “Partinggal” yang berarti berkas – berkas yang di simpan sebagai bahan pengingat dan lembar catatan atau dalam wujud lain yang disimpan untuk pengingatn apabila diperlukan. Dan makna dari “Partinggal” ini adalah lembaran atau berkas yang terdapat di dalam simpananbarang tersebut sudah di simpan menurut tata cara yang benar dan sudah berlaku.

Dari penjelasan di atas dapat kita ketahui betapa pentingnya arsip dan kearsipan ini, oleh karena itu kearsipan ini membutuhkan tenaga hli atau SDM yang paham akan kearsipan guna melaksanakan tugas – tugas dalam pengarsipan baik prosedur, cara penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan pemusnahan, serta peralatan dan perlengkapan dalam kearsipan tersebut agar terciptanya sistem administrasi yang baik dan benar dari segi kearsipan.

Karena masalah SDM yang belum menaplikasikan ilmu tentang sapa itu kearsipan, dan sistem manajemen kearsipan yang baik dan benar itu seperti apa karena di puskesmas ini masih minim pengaplikasian sistem kearsipan yang baik dan benar sesuai teori – teori manajemen kearsipan sehingga hal inilah yang membuat kami tertarik melakuakan observasi di Puskesmas Bantul II ini dan berusaha memeberikan design sistem manajemen kearsipan yang baik dan benar sesuai dengan teori – teori yang ada sehingga membantu dalam tahap/ kegiatan AKREDITASI Puskesmas Bantul II. Sehingga tidak hanya maju di bidang pelayanan kesehatan, tetapi dibidang administrasi manajemen perkantorannya dan juga manajemen kearsipannya.

BAB II

KAJIAN TEORI

A. Kajian Teori – teori

1. Arsip Rekam medis

Merupakan arsip yang berisikan catatan fakta tentang ciri –ciri dan kondisi pasien, permintaan diagnosis dan pengobatan, hasil pemeriksaan dan kemajuan yang dicapai dan persetujuan atas tindakan – tindakan . sistem penyimpanan berkas rekam medis yang lazim digunakan sarana pelayanan kesehatan ada 3 (Straight Numerical,Terminal digit filing, Middle digit). Di antara yang ketiga tersebut yang sering digunkan adalah Straight Numerical

Straight Numerical adalah pengurutan penyimpanan Rekam medis mulai dari Primer,skunder,tersier.

Contoh : 10 – 82 – 64 ( angka 64 akan terus bertambah sampai lebih dari 100 akan berubah) Menjadi 10 – 83 – 00 dan seterusnya.

Keuntungan sistem ini adalah :

a. Petugas biasa dengan cara ini mudah dilatih.

b. Mudah retriev untuk keperluan riset urut waktu.

c. Mudah memilih RM yang inaktif.

Kerugian sistem ini adalah :

a. Mudah Misfile.

b. Mudah salah mentranskrip nomor.

c. Mudah untuk mentranspose bila nomor tertulis terbalik.

d. Nomor yang besar akan berkumpulnya file aktifpada data lokasi yang sama.

e. Sulit membagi tugas karena bedasarkan pada lokasi yang sama.

2. Definisi Arsip

a. Menurut Undang – undang No.7 tahun 1971, arsip adalah

1) Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

2) Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta ataupun perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control” mengatakan kearsipan (Filing) penempatan kertas – kertas dalam tempat – tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (Surat) apabila diperlukan dapat di temukan kembali dengan mudah dan cepat.

3. Penangan surat masuk dan keluar

a. Surat masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan salah satunya Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan surat.

b. Penyortiran surat.

c. Pencatatan surat.

d. Pengarahan surat.

e. Penyampaian surat.

f. Penyimpanan arsip surat.

b. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga.

Prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

a. Pembuatan konsep

b. Persetujuan konsep

c. Pencatatan Surat

d. Pengetikan Konsep Surat

e. Pemeriksaan Pengetikan

f. Penandatanganan Surat

g. Pemberian Cap Dinas

h. Melipat surat dan Penyampulan surat (dengan Kop dan nomor surat).

i. Pengiriman surat.

j. Penyimpanan arsip surat.

4. Peralatan dan Perlengkapan kearsipan

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan di perlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik –baiknya.

a. Kriteria Pemilihan peralatan

Yang perlu di pertimbangkan untuk pengadaan suatu peralatan adalah :

1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan.

2) Frekuensi penggunaan arsip.

3) Lama arsip di simpan (Aktif /Inaktif).

4) Lokasi fasilitas penyimpanan.

5) Besar ruangan penyimpanan.

6) Tipe dan letak penyimpanan.

7) Bentuk orgnisasi.

8) Tingkat perlindungan terhadap arsip.

b. Tipe peralatan penyimpanan

Alat penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat di kelompokan dalam 3 jenis alat penyimpanan, yaitu :

1) Alat penyimpanan tegak (vertical file)

Merupakan jenis yang dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Contoh : Almari arsip / filing cabinet.

2) Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Merupakan cara penyimpanan Arsip yang vertikal tetapi tetap dikatakan literal karena letak map – mapnya menyamping. Contoh : penyimpanan arsip dalam laci.

3) Alat penyimpanan berat (power file)

Sering di sebut juga alat penyimpanan elektrik adalah penggunaan tenaga mesin dan mengurangi tenaga manusia dalam urusan kearsipan.

c. Perlengkapan penyimpanan (filing supplies)

Kebanyakan kantor atau organisasi saat ii menyediakan perlengkapan untuk penyimpanan arsip, yaitu :

1) Penyekat dan Guide

Penyekat adalah lembaran yang digunakan sebagai pembatas dari arsip – arsip yang di simpan. Dan guide adalah label yang berisikan kata tangkap sebagai penunjuk yang di tempelkan pada penyekat.

2) Map (Folder)

Tempat penyimpanan jenis – jenis dokumen dengan jumlah tertentu.

3) Kata tangkap

Judul yang terdapat pada tonjolan disebut kata tangkap baik dalam bentuk abjad,nama, maupun subjek.

4) Alat bantu kearsipan

Peralatan pelengkap yang membantu memudahkan proses kearsipan seperti Label pada laci,penyekat, dan folder.

5. Sistem penyimpanan

Merupakan sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu – waktu diperlukan.

6. Klasifikasi Sistem penyimpanan

a. Sistem abjad

Merupakan penyimpanan yang di dasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan di simpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z .

b. Sistem Pokok soal (Subjek)

Merupakan penyimpanan arsip yang di dasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat).

c. Sistem tanggal (Kronologis)

Merupakan penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.

d. Sistem Nomor (Numeric filing)

Merupakan penyimpanan arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka – angaka .

e. Sistem wilayah ( Geographic filing)

Merupakan penyimpanan arsip yang dikelompokkan atas wilayah – wilayah.

7. Penilaian arsip

Perinsip penilaian suatu kearsipan dapat digolongkan berdasarkan :

a. Prinsip manfaat

Dengan penilaian yang dilakukan secara teratur memungkinkan dapat di cek pada setiap saat, sehingga dapat diketahui : “Cukup baikkah apa yang dilaksanakan ?” dengan demikian dapat diketahui apakah yang dilaksanakan itu masih cukup bermanfaat, berarti tidak perlu diadakan perubahan, karena dipandang masih cukup bermanfaat.

b. Prinsip Kecepatan

Merupakan suatu saluran untuk menuju ke sumber informasi bagi kegiatan suatu organisasi. Dengan Management information system (MIS) maka informasi yang diperlukan harus mempunyai tingkat keteraturan yang memadai serta keepatan waktu apabila diperlukan.

c. Prinsip efisiensi

Merupakan penyelenggaraan kearsipan dapat mencapai daya guna yang semaksimal mungkin baik dari segi waktu (kecepatan penemuan kembali), dari segi hasil (jumlah informasi yang disajikan). Dan merupakan pertimbangan yang sangat penting dalam penilaian terhadap penyelenggaraan kearsipan.

Ada juga kriteria – kriteria dalam sebuah penilaian, salah satunya kriteria penilaian arsip yang umum adalah ALFRED, yaitu :

1) Administrasi value ( Nilai administrasi )

2) Legal value ( Nilai hukum )

3) Financial value ( Nilai materil/uang)

4) Research value ( Nilai penelitian )

5) Educational value ( Nilai pendidikan )

6) Documentary value ( Nilai dokumentasi )

Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d. 100 dihutung berdasarkan jumlah presentase.Ada 4 golongan arsip antara lain sebagai berikut :

1) Arsip Vital ( presentase nilai 90 – 100 )

2) Arsip penting ( Prsentase nilai 50 – 89 )

3) Arsip berguna ( presentase nilai 10 – 49 )

4) Arsip tidak berguna ( presentase nilai 0 – 9 )

8. Penemuan kembali arsip

Merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.

Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru adalah sebagai berikut :

a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.

b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.

c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.

d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci

9. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan dimulai dari keamanannya, baik segi kuantitas (tidak ada yang tercecer), kualitas (tidak mengalami kerusakan), informalitas (kerahasiaannya).

Pemeliharaan arsip secara fisik dengan cara :

a. Pengaturan ruangan.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan.

c. Penggunaan bahan – bahan pencegah.

d. Larangan – larangan yang tidak boleh di langgar.

e. Kebersihan.

10. Jadwal retensi arsip

Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan oleh kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10 November 1977. Yang dimaksud dengan jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian daftar retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan :

a. Lamanya masing – masing arsip disimpan pada file aktif (di satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip ( file Inaktif).

b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing – masing atau sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.

11. Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip umumnya dilakukan 5 tahun sekali (file inaktif), selum dilakukan pemusnahan arsip ada baiknya di buatkan Mikrofilmnya (Arsip direkam pada film) terutama arsip penting. Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 orang saksi dari unit lain.prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari langkah – langkah sbb :

a. Seleksi arsip.

b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar pertelaan).

c. Pembuatan berita acara pemusnahan.

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi .

12. Perencanaan SDM (Sumber daya manusia)

Ada bebera kegiatan perencanaan SDM, yaitu :

a. Penentuan kebutuhan jabatan yang diisi.

b. Pemahaman pasar tenaga kerja yang ada, dimana ada calon karyawan yang potensial.

c. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

Kemudian selain perencanaan tadi ada juga pelatihan dan pengembangan SDM dengan tujuan pengembangan karyawan untuk memperbaiki efektifitas dan efesiensi kerja karyawan dalam mencapai hasil kerjan yang telah ditetapkan.

BAB III

HASIL OBSERVASI

A. Profil Puskesmas Bantul II

1. Gambaran Umum

a. Keadaan Geografis

1) Data Wilayah

Puskesmas Bantul II memiliki wilayah kerja seluas10,074 m² dengan data wilayah sebagai berikut :

a) Wilayah kerja Puskesmas Bantul II terletak pada ketinggian 60 m di atas permukaan air laut.

b) Suhu minimum : 20°C

Suhu Maksimum : 36°C

c) Titik Koordinat :

LS : 07,572°

BT : 110,327°

d) Curah hujan : Jumlah hari dengan curah hujan terbanyak adalah 32 hari danbanyaknya curah hujan adalah 33.000 mm/tahun.

e) Bentuk wilayah :

(1) Datar sampai berombak : 100%

(2) Berombak sampai berbukit : 0%

(3) Berbukit sampai bergunung : 0%

2) Batas Wilayah Kerja puskesmas Bantul II

Utara : Kecamatan Sewon

Timur : Kecamatan Jetis

Selatan : Wilayah kerja Puskesmas Bantul I

Barat : Kecamatan Pajangan

3) Puskesmas bertanggung jawab atas wilayah kerja yang ditetapkan dalam bentuk kegiatan terdiri dari :

a) Upaya Kesehatan Wajib, meliputi :

(1)Upaya Promosi Kesehatan.

(2)Upaya Kesehatan Lingkungan

(3)Upaya Kesehatan Ibu dan Anak serta Keluarga Berencana

(4)Upaya Perbaikan Gizi

(5)Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit Menular

(6)Upaya Pengobatan

b) Upaya Kesehatan Pengembangan

(1) Upaya Kesehatan Sekolah

(2) Upaya Kesehatan Masyarakat

(3) Upaya Kesehatan Gigi dan Mulut

(4) Upaya Kesehatan Jiwa

(5) Upaya Kesehatan Mata

(6) Upaya Kesehatan Usia Lanjut

(7) Upaya Pembinaan Pengobatan Tradisional

Upaya kesehatan pengembangan puskesmas dapat bersifat upaya inovasi, yakni upaya lain di luar upaya puskesmas tersebut di atas yang sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan dan pelaksanaan upaya inovasi ini adalah dalam rangka mempercepat tercapainya visi puskesmas.

2. Visi dan Misi

a. Visi

Adalah “Menjadikan Puskesmas Dambaan Masyarakat”

b. Misi

1) Mengutamakan Pelayanan kepada masyarakat.

2) Melibatkan peran aktif masyarakat

3) Mengoptimalkan kinerja untuk menjadikan SDM yang profesional dalam memberikan pelayanan prima

B. Masalah Kearsipan di Puskesmas Bantul II

1. Kendala apa yang sering terjadi dalam RM khususnya di kearsipan ?

2. Apa saja kekurangan dalam sitem kearsipan sampai saat ini?

Sistem pemyimpananan yang masih belum dikatakan baik karena keterbatasan SDM (sumber daya manusia), dan juga penataan arsip yang belum teratur dengan baik. Serta kurang tanggapnya petugas menanggapi surat masuk/ keluar untuk membuat lembar disposisi (surat masuk)

3. Bagaimanabentuk system kearsipan di puskesmasbantul2 ?

System yang digunakan di Puskesmas Bantul II menggunakan system nomor.

4. Kendala apa saja yang dialami saat mengarsip,misalnya saat mengarsip surat-menyurat ?

Terjadinya Miskomunikasi antara ruangan yang mengeluarkan surat baik dari segi tata letak logo, kop surat, dan juga margin yang berbeda setia ruangan.

5. Puskesmas Bantul II apa sudah memilik tempat khusus kearsipan misalkan ruang kearsipan tersendiri?

Ruang khusus kearsipan belum ada di Puskesmas Bantul II dan untuk saat ini Arsip menempel atau di tempatkan pada Meja dan laci kerja masing – masing petugas penanggung jawab.

6. Apakah system menyimpanan yang digunakan dapat diterapkan pada setiap organisasi dan mengikuti perkembangan?

Lebih mudah menggunakan Kode angka guna mengefektifkan dan tingkat efisiensi yang lebih. Dan bisa atau tidak bisanya diterapkan di suatu organisasi lain tergantung organisasi tersebut.

7. Bagaimana pengawasan dalam bidang kearsipan ?

Pegawasan karsipan di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip atau ruangan tersebut dan menjadi tanggung jawab masing – masing.

8. Bagaimana pemeliharaan system arsip di puskesmasbantul 2?

Sistem pemeliharaan arsip di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip atau ruangan tersebut dan menjadi tanggung jawab masing – masing dan inilah yang membuat terbengkalainya arsip dan banyak kerusakan dan kehilangan arsip karena minimnya SDM.

9. Bagaimana pemusnahan arsip masuk yang sudah tidak digunakan ?

Pemusnahan arsip inaktif yang sudah lama 5 tahun sekali baru dikeluarkan dan dipisahkan dari arsip aktif. Dan biasanya di kilokan.karena belum bia melaksanakan pemusnahan arsip.

10. Bagaimana penyusunan arsip masuk? Contohnya ada surat baru masuk dan dimasukan kedalam arsip, letaknya didepan atau dibelakang?

Kurangnya SDM sehinggsa menumpuknya arsip untuk di disposisi dan semakin lama untuk di tindak lanjuti dan untuk penyimpanan arsip dalam ordner semakin lama dan akan terus tertundan sehingga terjadi penumpukan arsip.

11. Dimana penyimpanan surat masuk dan surat keluar sebelum dimasukan kesistem arsip?

Puskesmas Bantul II belum memiliki lemari untuk di singgahkan sebelum masuk lemari arsip, tetapi Puskesmas Bantul II menggunakan Map bantu untuk persinggahan sementara surat tersebut setelah di disposisi dan di tindak lanjuti.

12. Bagaimana strategi dalam penyimpananya di dalam rak ?

Strategi yang digunaka sebenarnya sama dengan instansi/ Organisasi lain yang menggunakan sistem nomor, dengan mengelompokkan berdasarkan kode nomor yang sudah di sepakati di Puskesmas Bantul II dan adanya buku agenda surat masuk dan keluar sebagai dokumentasi perjalanan/ riwayat surat yang masuk dan keluar dari Puskesmas Bantul II.

13. Sebelum pemusnahan arsip yang sudah tidak di pergunakan arsip tersebut disimpan dimana ?

Puskesmas Bantul II belum memiliki tempat atau ruangan untuk menyimpan arsip inaktif yang akan di musnahkan, dan masih berada dalam satu rak penyimpanan dengan arsip aktif, tetapi terpisah dantidak menumpuk menjadi satu tumpukan.

14. Bagaimana Sistem pemusnahan Kearsipan/ Arsip di puskesemas ini ?

15. Bagaimana Solusi mekanisme dari pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang berlaku di puskesmas ini ?

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Pembahasan Hasil Observasi dan Teori Kearsipan

1. Kendala apa yang sering terjadi dalam RM khususnya di kearsipan Dan Pertimbangan Teori

Kendala SIG (system informasi gesh) jika SIG ini tidak berfungsi dikarenakan gangguan jaringan ataupun tekhnis lainnya maka digunakan buku panduan dan agenda manual, tetapi cara manual menghabiskan waktu yang cukup lama dan memperlabat antrian dan pelayanan kesehatan. Puskesmas Bantul II juga menggunakan sistem penyimpanan Rekama medis dengan sistem Nomor langsung tepatnya Straight Numeric. Kendala yang berkaitan dengan SIG merupakan masalah yang bisa di tanggulangi dengan sebuah jaringan yang bagus atau memperbaiki jaringan dan puskesmas pasti memiliki pencatatan manual guna mengantisipasi tersebut sepeti di Puskesmas Bantul II sehingga itu teratasi.

Puskesmas bantul II juga menggunakan sistem Straight numeri sehingga muncul masalah – masalah seperti Misfile , menurut teori menjelaskan memang sistem ini memiliki kekurangan dan kerugian, Kerugian salah satunya adalah misfile.

2. Apa saja kekurangan dalam sitem kearsipan sampai saat ini dan Pertimbangan Teori.

SDM yang kurang tanggap adalah masalah klasik dalam dunia kerja karena dalam tubuh manusia memiliki sifat – sifat, salah satunya sifat malas/ pemalas sehingga melalaikan tugasnya. Untuk menghindari hal ini perlu di lakukan kegiatan perencanaan SDM.

Ada bebera kegiatan perencanaan SDM, yaitu :

a. Penentuan kebutuhan jabatan yang diisi.

b. Pemahaman pasar tenaga kerja yang ada, dimana ada calon karyawan yang potensial.

c. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

Kegiatan di atas perlu dilakukan karena akan membantu perencanaan SDM yang efektif.

3. Bagaimana bentuk system kearsipan di Puskesmas Bantul II dan pertimbangan Teori.

Sistem yang digunakan di Puskesmas Bantul II menggunakan system nomor.

Dan teori menjelaskan bahwasanya sistem kearsipan dengan sistem nomor Merupakan penyimpanan arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka – angaka. Berarti dalam pengkodean surat digunakanlah pengkodean dengan nomor – nomor yang disepakati oleh instansi tepatnya oleh Puskesmas Bantul II.

4. Kendala apa saja yang dialami saat mengarsip,misalnya saat mengarsip surat-menyurat dan pertimbangan Teori.

Terjadinya Miskomunikasi antara ruangan yang mengeluarkan surat baik dari segi tata letak logo, kop surat, dan juga margin yang berbeda setia ruangan. Hal ini dikarenakan prosedur yang tidak berurutan atau dari segi administrasi urutan penanganan surat yang keluar dari Puskesmas Bantul II ini tidak ada pengecekan konsep surat sehingga terjadi miskomunikasi antara petugas padahal dalam teorinya prosedur penanganan surat keluar yang baik adalah sebagai berikut :

1) Pembuatan konsep

2) Persetujuan konsep

3) Pencatatan Surat

4) Pengetikan Konsep Surat

5) Pemeriksaan Pengetikan

6) Penandatanganan Surat

7) Pemberian Cap Dinas

8) Melipat surat dan Penyampulan surat (dengan Kop dan nomor surat).

9) Pengiriman surat.

10) Penyimpanan arsip surat.

Ketika prosedur ini mampu dijalankan atau di aplikasikan insyallah miskomunikasi yang terjadi akan diminimalisir.

5. Puskesmas Bantul II apa sudah memilik tempat khusus kearsipan misalkan ruang kearsipan tersendiri dan pertimbangan Teori.

Ruang khusus kearsipan belum ada di Puskesmas Bantul II dan untuk saat ini Arsip menempel atau di tempatkan pada Meja dan laci kerja masing – masing petugas penanggung jawab. Hal ini akan menyebabkan kerusakan arsip yang ada karena pengaturan ruangan yang belum menjadi pertimbangan pihak Puskesmas Bantul II sedangkan Pengaturan ruangan dalam kearsipan merupakan salah satu cara pemeliharaan arsip secara fisik. Adapun cara pemeliharaan arsip secara fisik menurut teori aalah sebagai berikut :

a. Pengaturan ruangan.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan.

c. Penggunaan bahan – bahan pencegah.

d. Larangan – larangan yang tidak boleh di langgar.

e. Kebersihan.

6. Apakah system menyimpanan yang digunakan dapat diterapkan pada setiap organisasi dan mengikuti perkembangan dan pertimbangan Teori.

Lebih mudah menggunakan Kode angka guna mengefektifkan dan tingkat efisiensi yang lebih. Dan bisa atau tidak bisanya diterapkan di suatu organisasi lain tergantung organisasi tersebut.

Dikatakan demikian karena Sistem nomor adalah sistem yang menerapkan sistem kode dengan menggunakan nomor/ angka dimana yang kita ketahui bahwa sistem penomoran juga digunakan dalam arsip rekam medis sehingga berguna untuk menyelaraskan arsip di instansi Puskesmas Bantul II. Dan siste penomoran ini mudah dipahami karena sudah melekat dari pertama Puskesmas ini berdiri.

7. Bagaimana pengawasan dalam bidang kearsipan dan pertimbangan Teori.

Pegawasan karsipan di limpahkan penuh kepada penanggung jawab arsip atau ruangan tersebut dan menjadi tanggung jawab masing – masing. Hal ini sangat bagus karena petugas yang bertanggung jawab adalah petugas yang tau persis keadaan arsipnya dan mengetahui keseluruhan mengenai arsip tersebut.

Petugas/ penanggung jawab arsip diberikan tanggung jawab penuh untuk mengawasi arsipnya sangat bagus karena akan melahirkan larangan –larangan secara tidak langsung agar orang lain tidak mengganggu dan mengusik arsipnya, sesuai dengan teori cara pemeliharaan arsip secara fisik, yang salah satunya, yaitu larangan – larangan yang tidak boleh di langgar.

8. Bagaimana pemeliharaan system arsip di Puskesmas Bantul II dan pertimbangan Teori.

Dan sebenernya atau seharusnya arsip memang harus diletakkan atau disimpan di ruangan penyimpanan arsip sehingga tidak terjadi kerusakan arsip, dan apabila berkaitan dengan SDM yang terbatas. Maka boleh dilakukan/ Pelatihan guna pengembangan karyawan untuk memperbaiki efektifitas dan efesiensi kerja karyawan dalam mencapai hasil kerjan yang telah ditetapkan.

9. Bagaimana pemusnahan arsip masuk yang sudah tidak digunakan dan pertimbangan Teori.

Pemusnahan arsip inaktif yang sudah lama 5 tahun sekali baru dikeluarkan dan dipisahkan dari arsip aktif. Dan biasanya di kilokan.karena belum biaya untuk melaksanakan pemusnahan arsip. Hal ini menjadi masalah yang cukup seius karena tidak adanya pemusnahan dan bisa jadi arsip rahasia akan terbaca di tempat kiloan maka harus dilakukan pemusnahan yang sesuai dengan teori, yaitu dengan 3 cara adalah sebagai berikut :

a. Pembakaran.

b. Penghancuran dengan mesin penghancur kertas.

c. Proses kimiawi.

Cara ini mampu meminimalisir kerahasiaan arsip setelah di musnahkan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

10. Bagaimana penyusunan arsip masuk dan pertimbangan Teori.

Kurangnya SDM sehingga menumpuknya arsip untuk di disposisi dan semakin lama untuk di tindak lanjuti dan untuk penyimpanan arsip dalam ordner semakin lama dan akan terus tertundan sehingga terjadi penumpukan arsip. SDM merupakan hal yang masih klasik karena memiliki dan memelihara sifat pemalas. Dan kurangnya training sehingga terjadi Pendisposisian surat/arsip. Padahal di dalam teorinya menjelaskan training diperlukan karena untuk memperbaiki efektifitas dan efesiensi kerja karyawan dalam mencapai hasil kerjan yang telah ditetapkan. Dan juga dari sisi instansi puskesmas harus memikirkan kembali perencanaan SDM dengan baik dan benar.

11. Dimana penyimpanan surat masuk dan surat keluar sebelum dimasukan kesistem arsip dan pertimbangan Teori.

Peralatan dan perlengkapan merupan faktor pendukung karena akan memudahkan proses sistem kearsipan, dimana yang kita ketahui peralatan dan perlengkapan di gunakan untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan di perlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik –baiknya.

12. Bagaimana strategi dalam penyimpananya arsip dan pertimbangan Teori.

Penggunaan sistem nomor sangat membantu pihak Puskesmas Bantul II, karena Puskesmas adalah Instansi kesehatan dimana akan membutuhkan Rekam Medis seperti yang kita ketahui Rekam Medis ini menggunakan penomoran dalam penyimpanan arsipnya sehingga berjalan selaras dengan sistem arsip di instansi ini. Penggunaan agenda juga sangat memudahkan petugas dalam mengarsip karena sesuai prosedur arsip/ surat yang masuk seperti di dalam teorinya sebagai berikut :

a. Penerimaan surat.

b. Penyortiran surat.

c. Pencatatan surat.

d. Pengarahan surat.

e. Penyampaian surat.

f. Penyimpanan arsip surat.

Prosedur di atas merupakan hal yang akan mendukung terciptanya sistem kearsipan yang baik dan benar .

13. Sebelum pemusnahan arsip yang sudah tidak di pergunakan arsip terdapat ruangan penyimpanan dan pertimbangan Teori.

Tetapi hal ini tidak sesuai dengan teori dan akan menimbulkan banyak masalah dikemudian hari sehingga akan terjadi juga kerusakan arsip tidak hanya kerusakan fisik tetapi kerusakan biologis dan kerusakan lainnya, maka harus ada ruangan tersendiri untuk memudahkan proses pemusnahan arsi untuk mengantisipasi penumpukan arsip sehingga memudahkan sleksi arsip/berkas dalam pemusnahannya nanti sesuai dalam teorinya pemusnahan diantaranya sebagai berikut :

a. Seleksi arsip.

b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar pertelaan).

c. Pembuatan berita acara pemusnahan.

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi .

Ketika teori ini diterapkan maka dengan sendirinya akan mengurangi penumpukan arsip yang ada dan arsip akan terpelihara dengan baik.

14. Bagaimana Sistem pemusnahan Kearsipan/ Arsip di puskesemas Bantul II dan pertimbangan Teori.

Adanya pembuatan berita acara, kemudian diapatkan/ dimusyaarahkan dengan penanggung jawab arsip dan juga dengan petugas lainnya, serta pemilahan kembali arsip – arsip yang di anggap masih penting dan masih di gunakan sebelum dilakukan pemusnahan. Hal ini merupakan masih rencana yang dipaparkan oleh pihak Puskesmas Bantul II karena keterbatasan dalam pembiayaan sehingga ini masih rencana yang insyallah akan dilaksanakan ketika semuanya terpenuhi sehingga terciptanya sistem kearsipan yang baik.

a. Seleksi arsip

b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar pertelaan).

c. Pembuatan berita acara pemusnahan.

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi .

15. Solusi mekanisme dari pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip yang berlaku di puskesmas ini dan pertimbangan Teori.

Perlu di tambahnya jumlah personil/ SDM guna mendukung kegiatan kearsipan di Puskesmas Bantul II, dan melaksanakan tugas sesuai JUKLAK ( petunjuk pelaksanaan) dan JUKNIS (petunjuk teknis) dan juga AD/ART Puskesmas Bantul II. SDM yang sebenarnya yang dibutuhkan dalam kearsipan sebenarnya adalah orang/ Petugas yang memang paham akan kearsipan. Dan ketika orang yang lulus dengan label atau gelar terkait kearsipan ini tidak cukup untuk mendukung skill/ keahlian yang dimiliki, maka dibutuhkanlah pelatihan (Training) Sesuai dengan teori menjelaskan Pelatihan(Training) Mampu untuk mendukung efektisfitas dan efesiensi petugas/SDM dalam memberikan kontribusinya di Instansi tempat bekerja tepatnya di Puskesmas Bantul II sesuai dengan JUKLAK,JUKNIS dan AD/ART yang berlaku.

BAB V

DESIGN MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Design Manajemen Kearsipan Puskesmas Bantul II

1. Perencanaan SDM yang Baik dan Training SDM di Puskesmas Bantul II

Perencanaan SDM yang matang akan menentukan gerakan instansi/ Puskesmas Bantul II karena ketika SDM di rencanakan dengan baik maka akan tercipta Instansi Puskesmas Bantul yang harmoni dan nyaman. Dan untuk mendukunganya dibutuhkan Training guna mendukung keahliannya dalam memberikan kontribusi yang efektif dan efisien. Ketika SDM didalamnya sudah memberikan kontribusi yang baik maka akan tercipta juga proses administrasi sistem kearsipan sesuai dengan JUKLAK dan JUKNIS, serta AD/ART Puskesmas Bantul II..

2. Pemenuhan Peralatan dan Perlengkapan Serta Ruangan pendukung Kearsipan.

Peralatan dan perlengkapan adalah sesuatu yang sangat membantu sistem kearsipan karena peralatan dan perlengkapan kearsipan yang sesuai kriteria berguna untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan di perlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik – baiknya.

Peralatan dan perlengkapan kearsipan saja tidak akan cukup apabila ruangan yang pendukung dalam sistem kearsipan karena dalam sistem kearsipan dibutuhkan ruangan – ruangan yang mendukungnya agar tidak mempengaruhi atau bahkan merusak dari segi sistem dan fisik serta fungsi arsip itu sendiri.

3. Menentukan Klasifikasi Sistem arsip di Puskesmas Bantul II

Penentuan sistem kelasifikasi yang digunakan instansi/ Puskesmas Bantul II dengan menggunakan “SISTEM NOMOR” karena menyelaraskan dengan sistem arsip Rekam Medis.

Merupakan penyimpanan arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka – angaka

4. Penanganan Surat masuk dan keluar dengan penggunaan buku agenda

Penanganan surat masuk dan keluar merupakan proses administrasi sistem kearsipan yang harus dipatuhi oleh SDM/petugas Puskesmas Bantul II dan harus sesuai prosedur, baik surat masuk dan keluar sehingga tercipta sistem kearsipan yang terstruktural dan baik.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan surat.

b. Penyortiran surat.

c. Pencatatan surat.

d. Pengarahan surat.

e. Penyampaian surat.

f. Penyimpanan arsip surat.

Prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

a. Pembuatan konsep.

b. Persetujuan konsep

c. Pencatatan Surat.

d. Pengetikan Konsep Surat.

e. Pemeriksaan Pengetikan.

f. Penandatanganan Surat.

g. Pemberian Cap Dinas.

h. Melipat surat dan Penyampulan surat (dengan Kop dan nomor surat).

i. Pengiriman surat.

j. Penyimpanan arsip surat.

5. Membuat Standar atau Cara Penemuan kembali Arsip

Menemukan kembali arsip merupakan sesuatu yang harus di perbaiki dalam manajemen siste kearsipan karena akan membantu dalam akreditasi Puskesmas Bantul II oleh karenanya standarisasi penemuan kembali arsip harus dibuat agar sesuai dengan prosedur,ketentuan, dan juga teori tentang penemuan kembali arsip.

Seperti teori penemuan kembali arsip ini, antara lain sebagai berikut :

a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.

c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.

d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci

6. Pemeliharaan Arsip

Setelah sistem kearsipan tadi dudah terpenuhi dan terstandarisasi dengan baik maka perlu di fikirkan dan ditindaklanjuti proses pemeliharaannnya karena dalam pemeliharaan arsip akan menentukan usia arsip sebelum masuk masa inaktifnya karena sebelum memasuki masa inaktifnya arsip tidak menutup kemungkinan digunakan/diperlukan kembali. Dan yang lebih penting adalah pemenuhan ruangan pendukung tempat khusus ruangan arsip guna untuk perawatan dengan baik dan terperinci dan terjadwal.

Setelah hal tersebut terpenuhi maka standarisasi prosedur dan cara pemeliharaan arsip dengan baik dan benar menurut teori pemeliharaan dimulai dari keamanannya, baik segi kuantitas (tidak ada yang tercecer), kualitas (tidak mengalami kerusakan), informalitas (kerahasiaannya).

Pemeliharaan arsip secara fisik dengan cara :

a. Pengaturan ruangan.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan.

c. Penggunaan bahan – bahan pencegah.

d. Larangan – larangan yang tidak boleh di langgar.

e. Kebersihan.

7. Penilaian Arsip

Setelah dilakukan pemeliharaan maka dibutuhkan penilaian arsip inaktif guna menentukan arsip – arsip mana saja yang akan dilakukan penilaian yang kemudian akan berlanjut ke proses pemusnahan.

Penilaian ini harus teliti dan mempertimbangkan segala sesuatunya

Termasuk prinsip di dalamnya guna guna menjaga perjalanan Instabsi Puskesmas Bantul II, ada 3 prinsip yaitu Prinsip manfaat, Kecepatan, dan Efesiensinya. Saya ambil contoh Prinsip manfaat sebagai berikut :

a. Prinsip manfaat

kriteria penilaian arsip yang umum adalah ALFRED, yaitu :

1) Administrasi value ( Nilai administrasi )

2) Legal value ( Nilai hukum )

3) Financial value ( Nilai materil/uang)

4) Research value ( Nilai penelitian )

5) Educational value ( Nilai pendidikan )

6) Documentary value ( Nilai dokumentasi )

Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d. 100 dihutung berdasarkan jumlah presentase. Ada 4 golongan arsip antara lain sebagai berikut :

1) Arsip Vital ( presentase nilai 90 – 100 )

2) Arsip penting ( Prsentase nilai 50 – 89 )

3) Arsip berguna ( presentase nilai 10 – 49 )

4) Arsip tidak berguna ( presentase nilai 0 – 9 )

8. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip

Setelah dilakukan pemeliharaan yang baik dan penilaian arsip dengan baik maka jadwal retensi sangat dibutuhkan guna menentukan mana dan kapan arsip di simpan dan dimusnahkan di Puskesmas Bantul II.

Pembuatan jadwal retensi arsip pun sangat dibutuhkan Puskesmas Bantul II guna menjaga kondisi dan volume ruangan agar tidak ada arsip yang berjubel atau tertumpuk dalam ruangan dan memudahkan dalam proses pemeliharaan.

Dengan demikian daftar retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan :

a. Lamanya masing – masing arsip disimpan pada file aktif (di satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip ( file Inaktif).

b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing – masing atau sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.

9. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupan tahap akhir dalam sistem kearsipan dan menjadi tolak ukur kemampuan sistem kearsipan di Puskesmas Bantul II bahwa sanya nantinya akan mrnjadi contoh bagi Puskesmas lainnya betapa pentingnya pemusnahan dalam sistem manajemen kearsipan.

Akan tetapi pemusnahan tidak boleh sembarang, dan harus sesuai dengan prosedur guna mengikuti standar yang ada. prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari langkah – langkah sbb :

a. Sleksi Arsip

b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar pertelaan).

c. Pembuatan berita acara pemusnahan.

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi .

Setelah dilakukan pemusnahan Berita Acara dan Daftar Pertelaan ditandatangani oleh penanggung jawab pemusnahan dan 2 saksi. Dan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara pembakaran.,penghancuran dengan mesin penghancur kertas, proses kimiawi. Ketika proses ini berjalan dengan baik maka akan mempermudah Puskesmas Bantul II karena melakuakan proses sistem manajemen kearsipan dari Penanganan samapai dengan pemusnahannya dan dapat dikatakan tertib Administrasi.

10. Evaluasi Tahunan dan Raker

a. Evaluasi

1) Di dalam evaluasi ini akan membahas sejauh mana pencapaian selama 1 tahun tersebut dan kendala – kendala apa saja yang dihadapi ditahun tersebut sehingga bersama – sama kita memikirkan solusi dari kendala pada tahun tersebut sehingga mampu mendukung kegiatan perkantoran dan administrasi didalam Puskesmas Bantul II.

2) Evaluasi juga tidak hanya membahas pencapaian tetapi kinerrja SDM di dalamanya guna mengoreksi ataupun mengapresiasi dalam bentuk penghargaan (Reword) agar SDM di Puskesmas Bantul II semakin termotivasi dalam memberikan kontribusi terbaiknya dalam mengemban tugasnya sesuai dengan JUKLAK,JUKNIS, dan AD/ART Puskesmas Bantul II.

b. Raker ( Rapat kerja)

Menentukan tujuan dan target untuk tahun-tahun selanjutnya
sudah jelas tujuan utama dari diadakannya raker adalah saatnya para Pimpinan Puskesmas Bantul II menentukan target dan anggarannya. Ini adalah bagian yang penuh emosi karena mungkin ada konflik kepentingan antara beberapa orang–ada yang berani mengambil risiko besar, ada yang butuh anggaran lebih besar untuk mencapai target, dan ada pula yang sebaliknya. Tetapi disini harus ada kebijakan yang tidak menimbulkan konflik berkepanjangan antara SDM di Puskesmas Bantul II sehingga target – target yang sudah dimusyawarahkan mampu menjadi acuan dalam tahun selanjutnya.

B. Gambar Design Sistem manajemen kearsipan Untuk Masalah di Puskesmas Bantul II.

1. Di Lampirkan

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Puskesmas merupakan instansi yang sangat mengandalkan tenaga medis dan non medis, tetapi sering kali dalam manajemen SDMnya menempatkan sembarang orang/ petugas dalam hal dan sesuatu yang sepele tanpa mempertimbangkan skill dan kemampuannya seperti layaknya dalam kearsipan Rekam medis dan juga Kearsipan Arsip lainnya selalu menempatkan sembarang orang karena menganggap manajemen kearsipan itu adalah hal yang mudah, tetapi pada kenyataannya ketika SDM itu di tugaskan akan merusak sistem manajemen kearsipan.

Dan dalam perencanaan SDM perlu dilakukan rekrutmen dengan kriteria – kriteria yang sesuai kebutuhan puskesmas sehingga mampu mendukung aktivitas civitas Puskesmas dan ketika teori berbeda dengan lapangan itu bisa dikatakan wajar, tetapi teori akan menunjukkan standar manajemen kearsipan yang baik dan benar sehingga ada pertimbangan – pertimbangan yang perlu dipikirkan dalam mengambil tindakan dan melakukan sesuatu di lapangan. Maka dengan itu implementasi dilapangan harus mengacu pada teori agar terstandarisasi.

Dari permasalahan SDM yang tidak dipertimbangkan dalam penempatannya sehingga terjadi masalah – masalah baik masalah tentang kinerja SDMnya dan manajemen kearsipan yang dihasilkan SDM tersebut dan sering terjadi miskomunikasi antar unit kerja yang berdampak pada arsip yang di kelolah, tidak hanya SDM tetapi sistem yang salah dan tidak sesuai teori akan menimbulkan banyak masalah dan kendala dalam manajemen kearsipan.

Dari teori – teori yang ada dan implementasi yang ada di Puskesmas bantul II ada yang sesuai teori dan sudah berjalan dengan baik, serta membantu kegiatan administrasi dan kearsipan di Puskesmas bantul II. Tidak hanya yang sesuai teeori, tetapi yang berbeda dengan teori dan tidak diterapkan di puskesmas bantul II ini seperi :

1. Penilaian arsip.

2. Pemeliharaan.

3. Retensi dan jaadwal retensi.

4. Pemusnahan.

Hal ini tidak dilakuakan karena minimnya ruangan dan keterbatasan dalam anggaran di puskesmas bantul II dalam membiayai proses pemusnahan. Dan keterbatasan peralatan dan perlengkapan, serta ruangan membuat proses kearsipan tidak berjalan dengan baik dan benar diluar kemampuan SDM yang di beri wewenang.

Ketika permasalahan dan teori ini mampu menjadi sebuah solusi, saya sebagai mahasiswa sekedar memberikan saran atau solusi yang setidaknya dapat membantu sistem manajemen kearsipan di puskesmas baik dari : Perencanaan SDM dan penanganan arsip sampai dengan pemusnahan arsip dan juga evaluasi kerja petugas di Puskesmas Bantul II. Design manajemen kearsipan saya memang terbilang masih awam dan amatiran karena terlalu mengikuti teori akan tetapi segala sesuatu yang dimulai dari sebuah perencanaan yang matang dan di akhiri dengan evaluasi yang mendukung kegiatan Puskemas bantul II.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli., 1995, Manajemen Kearsipan.Gramedia Pustaka Utama,

Jakarta.

Sularso Mulyono, Drs; Muhsin, Drs; Marimin Drs., 1985, Dasar – Dasar

Kearsipan, Liberty,Yogyakarta

Herlambang, Susatyo., 2013, Pengantar Manajemen Cara Mudah Memahami

Ilmu Manajemen, Gosyen Publishing ,Yogyakarta.

AMAYO.,2015, Modul Praktikum Manajemen Rekam Medis, Lab.AMAYO

Yogyakarta.

http://adrianiaretha.blogspot.co.id/2015/01/surat-masuk-penanganan-surat- masuk.html (13/06/2016 ) 20 :20 WIB

http://tugasakhir2013.blogspot.co.id/2015/04/prosedur-penemuan-kembali-arsip-menurut.html(13/06/2016 ) 20 :36 WIB

http://puskesmas.bantulkab.go.id/bantul2/gambaran-umum/ (15-06-2016) 21 : 30 WIB